Politique en matière de code d’éthique

Énoncé de la politique

Continuity met en place des politiques pour guider ses employés en ce qui concerne les normes de conduite attendues dans les domaines où des activités inappropriées pourraient nuire à la réputation de la société et entraîner des conséquences négatives graves pour la société et les employés concernés. L’objectif de cette politique est de stipuler, dans un énoncé complet, les normes de conduite et les pratiques requises en ce qui concerne certains types de comportement, les principes relatifs à la conduite des affaires et les pratiques éthiques devant être observés et respectés en tout temps.

La politique de Continuity est de mener ses activités conformément aux lois applicables des États-Unis et des autres juridictions dans lesquelles la société opère, et conformément aux normes éthiques les plus élevées en matière de conduite des affaires. Tous les employés doivent adhérer à cette politique et mener les affaires de la société avec intégrité en se conformant pleinement aux lois applicables d’une manière qui exclut toute considération d’avantage ou de gain personnel.

Le fondement de l’activité de la société reposant sur la confiance, nous avons la responsabilité envers nos clients de leur garantir que nos employés s’acquitteront de leurs tâches dans le respect du code d’éthique de Continuity et des politiques contenues dans les normes de conduite.

NORMES DE CONDUITE

Comportement honnête et éthique

La société attend et exige de ses dirigeants et employés qu’ils agissent en tout temps de manière éthique. Chaque individu, dans le cadre de ses obligations professionnelles, doit remplir ses fonctions avec honnêteté et intégrité, et promouvoir une conduite honnête et éthique chez les autres. Tous les employés ont un devoir de loyauté envers la société et doivent en tout temps agir dans le meilleur intérêt de Continuity

Dirigeants et managers

Tous les dirigeants et managers de Continuity sont responsables de l’examen diligent des pratiques et des procédures en place pour veiller à assurer la conformité avec le Code d’éthique et pour :

  • S’assurer que les employés actuels et les nouveaux employés participent bien à l’éducation et à la formation concernant ce code
  • Revenir régulièrement auprès de tous les employés sur la nécessité de s’engager à respecter les principes du présent code
  • Veiller à ce que leur service fonctionne conformément aux principes éthiques les plus élevés en matière de conduite des affaires
  • Veiller à ce que leur position au sein de l’entreprise ne soit pas utilisée pour accorder un traitement préférentiel à un autre employé
  • Maintenir un environnement de travail qui encourage les communications ouvertes concernant l’importance de fonctionner selon ces principes et renforcer les lignes de communication à la disposition des employés pour résoudre les questions liées à ce code

Obligations éthiques des employés ayant un devoir de communication de l’information financière

Continuity exige une consignation et une déclaration honnêtes et précises des informations afin de prendre des décisions d’affaires responsables. Tous les livres, journaux, comptes et états financiers de la société doivent être tenus de manière raisonnablement détaillée, refléter de manière appropriée les opérations de Continuity et être conformes à la fois aux exigences légales et comptables applicables et au système de contrôles internes de Continuity.

Les employés sont tenus de signaler toute préoccupation concernant des questions comptables ou d’audit douteuses dont ils pourraient avoir connaissance. Cette politique s’applique également à tous les rapports ou dossiers d’exploitation préparés à des fins internes ou externes, comme les propositions de contrat. Des informations fausses, trompeuses ou incomplètes nuisent à la capacité de Continuity à prendre de bonnes décisions, sapent la confiance à long terme et peuvent dans certains cas être illégales.

Les services financiers et comptables de la société ont une responsabilité particulière dans la promotion de l’intégrité dans l’ensemble de l’organisation et ont un rôle spécial à jouer en adhérant eux-mêmes à ces principes afin de créer, dans l’ensemble de Continuity, une culture qui assure une communication juste et opportune des résultats et de la situation financière de Continuity.

Procédures de conformité : Il est attendu des employés de Continuity qu’ils agissent de manière proactive et signalent ce qui les préoccupe en matière d’éthique et d’infractions au code ou aux règles, lois et réglementations gouvernementales. Tous les signalements seront pris au sérieux. En règle générale, le service financier de l’entreprise, en collaboration avec le président et le directeur opérationnel et d’autres parties concernées, enquêtera sur chaque allégation et, si elle est fondée, résoudra le problème par des mesures correctives et/ou disciplinaires appropriées. La direction supérieure, en collaboration avec les parties concernées, déterminera et mettra en œuvre les actions correctives appropriées pour améliorer les processus concernés.

Maintenir un environnement de travail respectueux et digne

La politique de Continuity est de proposer l’égalité de l’emploi aux personnes qualifiées, sans distinction de race, de couleur, de sexe, de religion, d’origine nationale ou d’âge. Les différences de parcours de chaque personne doivent être respectées. Les employés actuels et potentiels peuvent être assurés que l’environnement de travail de Continuity favorise l’équité et l’égalité des chances dans le processus d’emploi. Chez Continuity, l’égalité des chances est prévue dans tous les aspects du processus, notamment dans l’embauche, l’attribution des tâches, la promotion, le transfert, le licenciement, la rémunération et la formation.

Tous les employés de Continuity sont tenus de traiter leurs collègues, les clients, les visiteurs et toutes les personnes qu’ils rencontrent avec respect et courtoisie, quels que soient leur poste, âge, race, sexe, handicap ou toute autre différence de nature personnelle. En outre, le harcèlement sexuel qu’il soit physique, écrit ou verbal, ne sera pas toléré sur le lieu de travail.

Continuity propose également un environnement de travail qui contribue à prévenir la discrimination à l’égard d’une personne qualifiée ayant un handicap pour tout ce qui a trait aux offres, conditions ou privilèges d’emploi. Tous les candidats et les employés peuvent être assurés que les informations relatives au handicap resteront totalement confidentielles.

CONDUITE ÉTHIQUE DES AFFAIRES

Négociation et exécution des contrats

Continuity s’engage à concourir de manière équitable et éthique dans le cadre des opportunités commerciales. Les employés impliqués dans la négociation de contrats doivent s’assurer que toutes les déclarations et communications faites auprès des représentants du client sont exactes et véridiques. Aucun employé ne doit soumettre, ou participer à la soumission, de déclarations, offres, propositions ou tout autre document de quelque nature que ce soit qui soient faux, fictifs ou frauduleux.

Dans le cadre de son travail avec le gouvernement, la société est souvent tenue de fournir des données sur les coûts ou les prix, ainsi qu’une attestation que ces données sont actuelles, exactes et complètes. Le personnel financier de chaque groupe opérationnel s’assurera que les employés participant aux négociations connaissent et respectent cette politique et que tous les coûts de main-d’œuvre sont identifiés et facturés avec précision. La comptabilisation des charges salariales encourues, telles que les cartes de pointage, constitue un registre de la société au même titre que tout autre document financier. L’entreprise s’engage fermement à facturer la main-d’œuvre avec précision, et la direction a la responsabilité d’informer chaque employé des procédures à suivre.

Approvisionnement

L’achat des fournitures et services nécessaires doit être mené de manière à promouvoir les normes éthiques les plus élevées et le meilleur service à nos clients. Les achats seront basés sur : la sélection équitable et impartiale de sources d’approvisionnement capables et responsables, l’utilisation maximale de la concurrence lorsque cela est possible, la sélection des types de contrat adaptés, la conformité à toutes les lois, réglementations et obligations contractuelles applicables et un système efficace de suivi des procédures d’achat et des contrôles de gestion pour prévenir la fraude ou d’autres comportements répréhensibles, tels que les pots-de-vin des sous-traitants.

Faveurs, cadeaux et divertissement (généralités)

Les employés de Continuity ne sont pas autorisés à donner ou à recevoir des cadeaux de valeur (que ce soit du matériel, de l’argent, des remises ou un traitement personnel privilégié) à ou de toute personne associée aux fournisseurs ou aux clients de la société. La réception ou la transmission par un employé d’une gratification ou d’un cadeau d’une valeur autre que nominale pourrait facilement être interprétée comme une atteinte à l’impartialité du personnel de la société et est donc interdite.

Les employés de Continuity peuvent accepter des divertissements, des cadeaux, des repas et des rafraîchissements de valeur nominale dans le cadre d’une relation d’affaires, à condition que chacun des critères suivants soit respecté :

  • Ils ne sont pas sollicités et sont peu fréquents
  • Les dépenses liées sont raisonnables et pas extravagantes
  • Ils ne créent pas d’obligation ou d’attente
  • Ils ont lieu dans un cadre raisonnable qui correspond aux personnes et aux activités concernées
  • Ils sont cohérents avec la loi applicable

Chaque employé doit s’assurer que son acceptation de telles faveurs est correcte et ne peut raisonnablement être interprétée comme une tentative de la partie qui les fournit d’obtenir ou de récompenser un traitement personnel favorable.

Cette politique n’a pas pour but d’empêcher Continuity de faire un don à une entreprise ou une organisation, à condition que ce don :

  • Soit accordé ouvertement et en toute connaissance de cause par l’entreprise ou l’organisation
  • Survienne dans le cours normal des affaires
  • N’implique pas de dépenses extravagantes
  • Ne mette pas le bénéficiaire dans l’obligation de quelque manière que ce soit
  • Ait lieu dans un cadre raisonnable qui correspond aux personnes et aux activités concernées
  • Soit présenté d’une manière qui identifie clairement Continuity et l’occasion justifiant le cadeau et soit cohérent avec la loi applicable.

Ces cadeaux doivent être conformes aux pratiques de Continuity et être d’une nature telle qu’ils ne mettent pas en péril ou ne portent pas atteinte à l’intégrité ou à la réputation de la société.

Dans de rares circonstances, les coutumes locales de certains pays peuvent exiger l’échange de cadeaux ayant plus qu’une valeur nominale dans le cadre de la relation d’affaires. Dans ces situations, les cadeaux peuvent être acceptés uniquement au nom de Continuity, et non d’un individu, avec l’approbation de la direction supérieure de la société. Les cadeaux ne peuvent être offerts que conformément aux lois applicables, y compris la loi des États-Unis contre les pratiques de corruption à l’étranger (U.S. Foreign Corrupt Practices Act).

Faveurs, cadeaux et divertissements (personnel gouvernemental) : Les ministères et organismes gouvernementaux fédéraux, étatiques et locaux sont régis par des lois et règlements concernant l’acceptation par leurs employés de divertissements, de repas, de cadeaux, de gratifications et d’autres objets de valeur de la part d’entreprises et de personnes avec lesquelles ils font affaire et sur lesquelles ils ont un pouvoir réglementaire. La politique de Continuity est de se conformer strictement à ces lois et règlements. Une gratification peut inclure tout cadeau, faveur, divertissement, accueil, transport, prêt ou autre objet tangible ou avantage pour lequel la juste valeur marchande n’est pas payée par le bénéficiaire ou le gouvernement. La promesse, l’offre ou la remise à un fonctionnaire ou à un employé d’un gouvernement fédéral, étatique ou local d’un cadeau, d’une faveur ou d’une autre gratification en violation de ces règles constituerait non seulement une transgression à la politique de Continuity, mais aussi une infraction pénale.

Dans les situations où les règles d’une agence permettent à ses employés de recevoir certains types de divertissements d’affaires, de repas ou d’autres objets de valeur, ceux-ci ne doivent pas être offerts sans l’autorisation préalable du supérieur hiérarchique et sans qu’il soit entendu par les deux parties que le divertissement n’est pas offert pour influencer un acte officiel accompli ou à accomplir par l’employé ou l’agence. En tout état de cause, les employés de Continuity ne doivent pas offrir de tels divertissements s’ils risquent d’être mal interprétés et de mettre ainsi dans l’embarras le gouvernement et ses employés, ou la société. S’il y a le moindre doute, il est préférable de s’abstenir. Les employés doivent pleinement documenter et comptabiliser toutes les dépenses approuvées pour les repas, les rafraîchissements, les divertissements et les cadeaux en stricte conformité avec les politiques et procédures établies par la société.

La politique de Continuity exige également le respect total de loi fédérale des États-Unis sur l’intégrité du processus d’approvisionnement (Procurement Integrity Act), qui interdit aux entreprises concurrentes et aux responsables des achats de solliciter, d’offrir ou d’accepter un emploi futur ou des opportunités commerciales ; d’offrir, de donner, d’exiger ou de recevoir de l’argent, une gratification ou tout autre objet de valeur ; ou de solliciter, de divulguer ou d’obtenir des informations protégées liées aux achats pendant la conduite d’un marché.

Affaires avec des gouvernements étrangers

Continuity se conformera la loi des États-Unis contre les pratiques de corruption à l’étranger (U.S. Foreign Corrupt Practices Act), qui interdit de donner de l’argent ou des objets de valeur à tout fonctionnaire étranger dans le but d’influencer ses actes ou décisions officiels ou de l’inciter à utiliser son influence pour affecter tout acte ou décision de son gouvernement, ou de l’une de ses agences, dans le but d’obtenir ou de conserver des marchés. Cette loi interdit également de donner de l’argent ou des objets de valeur à toute personne ou entreprise lorsqu’il y a des raisons de croire qu’ils seront transmis à un représentant du gouvernement à cette fin. Toute question relative à l’application de la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger concernant la fourniture de divertissements, de repas ou d’autres objets de valeur à des représentants du gouvernement doit être soumise à la direction supérieure.

Concurrence et loyauté dans les négociations

La société cherche à surpasser ses concurrents de manière équitable et honnête. Nous recherchons des avantages concurrentiels par le biais de performances supérieures, jamais par des pratiques contraires à l’éthique ou illégales. Le vol d’informations exclusives ou l’incitation à la divulgation par des employés passés ou présents d’autres sociétés est interdit, tout comme l’utilisation d’informations exclusives d’un tiers à des fins autres que celles convenues. Tous les employés de Continuity doivent respecter les droits des clients, des fournisseurs, des concurrents et des employés de Continuity, et faire équitablement des affaires avec eux. Aucun employé de Continuity n’est autorisé à tirer un avantage injuste de quiconque par la manipulation, la dissimulation, l’abus d’information privilégiée, la fausse représentation de faits importants ou toute autre pratique intentionnelle de commerce déloyal.

Protection et utilisation appropriée des biens de l’entreprise : Tous les employés de Continuity sont tenus de protéger les biens de l’entreprise et de veiller à leur utilisation efficace. Le vol, la négligence et le gaspillage ont un impact direct sur la rentabilité de Continuity. Tous les biens de la société doivent être utilisés uniquement à des fins professionnelles légitimes. Toute suspicion de fraude ou de vol doit être immédiatement signalée à la direction supérieure pour enquête. Les équipements de l’entreprise ne doivent pas être utilisés pour des affaires non liées à l’activité professionnelle, bien qu’une utilisation personnelle raisonnable soit accessoirement autorisée.

L’obligation des employés de Continuity de protéger les biens de la société comprend les informations exclusives, notamment la propriété intellectuelle telle que les plans d’affaires et de marketing, les bases de données, les dossiers, les informations sur les salaires et toutes les données et rapports financiers non publiés. Ceci s’applique aux données exclusives développées ou achetées par Continuity, ainsi qu’aux données exclusives relatives aux informations gouvernementales qui nous sont confiées par les fournisseurs et les clients. Ces restrictions s’appliquent quelle que soit la manière dont l’information existe, que ce soit sous forme écrite, électronique ou simplement connue de nous. L’obligation du personnel de Continuity de protéger ces renseignements exclusifs est contenue dans le manuel de l’employé que tous les nouveaux employés sont tenus de signer.

Tous les employés de la société qui ont accès à des informations gouvernementales classifiées ont l’obligation particulière de se conformer aux lois et règlements gouvernementaux qui protègent la sécurité nationale et sauvegardent notre nation. Les employés de Continuity possédant une habilitation de sécurité valide et appropriée qui ont besoin d’accéder à des informations classifiées spécifiques doivent s’assurer que ces informations sont traitées en stricte conformité avec les procédures gouvernementales applicables. Personne n’est autorisé à accéder, accepter ou conserver des documents classifiés sans possession du niveau d’habilitation de sécurité et du « besoin d’en connaître » nécessaires. Tant que ces informations sont en possession d’un employé, celui-ci doit prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter toute divulgation non autorisée.

Les informations gouvernementales qui sont classifiées, sensibles du fait de leur approvisionnement ou de leurs sources, ou qui comprennent des renseignements sur les propositions d’un concurrent, ne doivent pas être acceptées d’où qu’elles proviennent, directement ou indirectement, dans toutes les circonstances où il y a des raisons de croire que la divulgation n’est pas autorisée.

Les employés de Continuity qui ont accès à des informations exclusives et confidentielles sont tenus de les protéger contre tout accès non autorisé, conformément à la politique de la société en matière d’informations confidentielles.

Confidentialité

Tous les employés de Continuity doivent préserver la confidentialité des informations qui leur sont confiées par la société ou par un tiers, sauf lorsque la divulgation est expressément autorisée par Continuity ou exigée par la loi. Les informations confidentielles comprennent toutes les informations non publiques, y compris les informations qui pourraient être utiles aux concurrents, ou nuisibles à Continuity ou à ses clients si elles étaient divulguées. Elle comprend également, sans s’y limiter, les informations financières, les offres et propositions et autres transactions, les informations relatives aux propositions de contrats, aux nouveaux contrats ou à la résiliation de contrats existants, et les informations relatives à la propriété intellectuelle exclusive. Les employés de Continuity ne peuvent pas divulguer, révéler ou discuter de ces informations avec des personnes extérieures à la société, ni utiliser ces informations pour leur propre bénéfice direct ou indirect ou pour le bénéfice direct ou indirect d’un membre de leur famille, d’un ami, d’un parent ou d’un autre destinataire de ces informations. Si un employé de Continuity se demande si certaines informations sont considérées comme confidentielles, il doit consulter son responsable ou la direction.

Opportunités favorables pour l’entreprise

Il est interdit aux employés de Continuity de saisir pour eux-mêmes et d’utiliser pour leur gain personnel des opportunités découvertes grâce à l’utilisation de ce qui appartient à l’entreprise, d’informations exclusives ou de leur position. Tous les employés de Continuity doivent à la société de promouvoir ses intérêts légitimes lorsque l’occasion de le faire se présente.

Conformité aux lois, règles et règlements : Tous les employés de Continuity sont censés obéir aux lois des villes, états et pays dans lesquels la société opère, y compris, mais sans s’y limiter, les lois relatives aux marchés publics, au financement des campagnes électorales, aux droits civils, à la discrimination en matière d’emploi, à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail, aux pratiques de corruption à l’étranger, aux boycotts étrangers et aux taxes. Aucun employé de Continuity ne doit à aucun moment prendre une mesure au nom de la société dont il sait, ou devrait raisonnablement savoir, qu’elle violerait une loi ou un règlement.

Aucun employé ne peut s’associer à des personnes dont on sait ou dont on soupçonne qu’elles sont impliquées dans le trafic illégal de drogues ou dans d’autres activités criminelles. En outre, aucun employé ne peut sciemment ou volontairement communiquer, fournir, transmettre ou divulguer de quelque manière que ce soit des informations privilégiées, contrôlées par l’administration ou classifiées à une personne non autorisée, dont on pourrait raisonnablement s’attendre à ce qu’elles portent atteinte à la loi sur la sécurité nationale des États-Unis ou qu’elles nuisent à l’accomplissement des opérations et de la mission de nos clients, ou qu’elles soient contraires à la loi, aux règlements ou à l’ordre public.

Conflits d’intérêts

Les conflits d’intérêts sont généralement interdits dans le cadre de la politique de Continuité. Toute association, tout intérêt et toute relation d’affaires qui pourrait amener un employé à agir d’une manière qui n’est pas dans le meilleur intérêt de la société ou qui pourrait être perçue comme une cause de loyauté divisée ne sera pas autorisée sans l’approbation de la société. Une transaction entre Continuity et les associations externes d’un employé ne peut être autorisée que si elle est d’abord examinée et approuvée par la direction de la société. Si un employé se rend compte de l’existence d’un conflit d’intérêts, ou d’un conflit potentiel, il doit en informer rapidement la direction supérieure.

Un « conflit d’intérêts » existe généralement lorsqu’une personne a un intérêt personnel direct ou indirect dans une transaction ou une situation qui affecte, ou semble affecter, son jugement et interfère (ou semble interférer) de quelque manière que ce soit avec les intérêts de la société. Il y a également conflit d’intérêts lorsqu’un employé de Continuity, ou des membres de sa famille immédiate, reçoivent des avantages personnels indus en raison de leur poste chez Continuity.

ADMINISTRATION

Pointage et remboursements des frais

Il incombe à chaque employé de Continuity de remplir et de soumettre rapidement les cartes de pointage, les formulaires de remboursement des frais et tout autre document administratif, conformément à la politique de l’entreprise.

Les employés sont tenus d’indiquer des désignations d’emploi ou de tâches à leurs heures de travail de manière précise et honnête, conformément à la politique de l’entreprise. Tous les managers de Continuity sont chargés d’examiner et d’approuver les cartes de pointage et les demandes de remboursement de frais de leur personnel, et de s’assurer que toutes les heures de travail et les frais de remboursement facturés sont exacts et appropriés, conformément aux dispositions du contrat auquel ils sont imputés.

Sécurité des employés

Il est interdit à tous les employés de Continuity d’apporter des boissons alcoolisées, des substances contrôlées ou des articles considérés comme contrebande par les lois fédérales et/ou étatiques, dans les locaux de la société ou dans toute installation à laquelle ils sont affectés. Les employés ne doivent pas utiliser de substances contrôlées qui n’ont pas été correctement prescrites par un médecin agréé ou obtenues de manière appropriée pour le traitement d’une maladie ou d’un état. En outre, la possession ou l’utilisation d’une arme dans les locaux de la société et/ou de ses clients, ou dans le cadre des activités de la société, est strictement interdite.

Les violations de cette politique sont un motif de renvoi ou d’autres mesures disciplinaires, selon les circonstances de la violation en question. L’objectif principal de Continuity est de prévenir les infractions et de bien faire comprendre que les violations ne sont ni tolérées ni excusées.

Des mesures disciplinaires seront prises non seulement à l’encontre des personnes qui autorisent ou participent directement à une violation de la politique, mais aussi à l’encontre de(s) :

  • Tout employé qui aurait délibérément omis de signaler une violation de la politique
  • Tout employé qui aurait délibérément retenu des informations pertinentes et importantes concernant une violation de la présente politique
  • Tout employé qui omet de signaler à son superviseur tout incident au cours duquel il a été personnellement arrêté, mis en garde à vue, retenu pour enquête ou détenu pour interrogatoire
  • Supérieurs hiérarchiques du contrevenant, dans la mesure où les circonstances de la violation reflètent un encadrement inadéquat et un manque de diligence

Rapports et examens périodiques

Tout employé de Continuity à qui l’on demande de s’engager dans une activité contraire à la présente politique le signalera rapidement au manager dont il relève ou, si l’employé a reçu l’ordre de son manager, à un membre de la direction supérieure.

Tout employé de la société qui acquiert des informations lui donnant des raisons de croire qu’un autre employé se livre à des agissements interdits par la politique le signalera rapidement au manager dont il relève ou, s’il s’agit des agissements du manager, à un membre de la direction supérieure.