Política del Código Ético

Declaración de política

Continuity mantiene políticas para guiar a sus empleados con respecto a los estándares de conducta esperada en áreas en las que las actividades indebidas podrían dañar la reputación de la empresa y tener otras consecuencias adversas graves para la empresa y los empleados implicados. El propósito de esta política es afirmar, en una declaración exhaustiva, las normas de conducta y las prácticas requeridas con respecto a ciertos tipos de comportamiento, principios empresariales y prácticas éticas que deben observarse y cumplirse en todo momento.

La política de Continuity es llevar a cabo sus negocios de acuerdo con las leyes aplicables de Estados Unidos y otras jurisdicciones en las que la empresa opera, y de acuerdo con los más altos estándares éticos de conducta empresarial. Todos los empleados deberán adherirse a esta política y dirigir la actividad de la empresa con integridad y cumplir plenamente con todas las leyes aplicables de una manera que excluya consideraciones de ventaja o beneficio personal.

Dado que los cimientos de la actividad de la empresa se basan en la confianza, tenemos la responsabilidad ante nuestros clientes de garantizarles que nuestros empleados desempeñarán sus funciones respetando el Código Ético de Continuity y las políticas contenidas en las Normas de conducta.

NORMAS DE CONDUCTA

Conducta honesta y ética

La empresa espera y exige a sus responsables y empleados que actúen de forma ética en todo momento. Cada persona, como parte de sus obligaciones profesionales, debe desempeñar sus funciones con honestidad e integridad, y debe promover una conducta honesta y ética en los demás. Todos los empleados tienen un deber de lealtad hacia la empresa y se espera que actúen en todo momento en beneficio de Continuity.

Responsables y directivos

Todos los responsables y directivos de Continuity son responsables de la revisión diligente de las prácticas y procedimientos de la empresa para ayudar a garantizar el cumplimiento del Código Ético y para:

  • Garantizar que los empleados actuales y los nuevos participen en la educación y la formación relativas a este Código
  • Insistir periódicamente a todos los empleados en la necesidad de comprometerse con los principios de este Código
  • Garantizar que su departamento funciona de acuerdo con los más altos principios de ética empresarial
  • Asegurarse de que su posición en la empresa no se utiliza para dar un trato preferente a otro empleado
  • Mantener un ambiente de trabajo que fomente la comunicación abierta respecto a la importancia de operar bajo estos principios y reforzar las líneas de comunicación disponibles para los empleados para resolver las preocupaciones relacionadas con este Código

Obligaciones éticas de los empleados con las obligaciones de información financiera

Continuity requiere el registro y la presentación de información sincera y precisa para poder tomar decisiones empresariales responsables. Todos los libros, registros, cuentas y estados financieros de la empresa deben mantenerse con un detalle razonable, deben reflejar adecuadamente las transacciones de Continuity y deben ajustarse tanto a los requisitos legales y contables aplicables como al sistema de controles internos de Continuity.

Todos los empleados son responsables de informar sobre cualquier preocupación relativa a asuntos contables o de auditoría cuestionables que puedan llegar a su conocimiento. Esta política también se aplica a todos los informes o registros operativos preparados para fines internos o externos, como las propuestas de contratos. La información falsa, engañosa o incompleta perjudica la capacidad de Continuity para tomar buenas decisiones, socava la confianza a largo plazo y, en algunos casos, puede ser ilegal.

Los departamentos de finanzas y contabilidad corporativos de la empresa tienen una responsabilidad especial en la promoción de la integridad en toda la organización, así como un papel especial en la adhesión a estos principios para crear una cultura en Continuity como un todo, que garantice la presentación de informes justos y oportunos de los resultados financieros y el estado de Continuity.

Procedimientos de cumplimiento: Se espera que los empleados de Continuity actúen de forma proactiva, planteando sus preocupaciones sobre cuestiones éticas, infracciones de este Código o de las normas, leyes y reglamentos gubernamentales. Todos los informes se tomarán en serio. Por lo general, el Departamento de Finanzas corporativas, en colaboración con el presidente y el director de operaciones de la empresa y otras partes apropiadas, investigará cada acusación y, si se justifica, resolverá el problema mediante las medidas correctivas o disciplinarias apropiadas. La dirección ejecutiva, junto con las partes participantes apropiadas, determinará y aplicará las medidas correctivas adecuadas para mejorar los procesos implicados.

Mantener un entorno de trabajo respetuoso y digno

La política de Continuity es ofrecer igualdad de empleo a las personas cualificadas, con independencia de su raza, color, sexo, religión, etnia o edad. Hay que respetar las diferencias en cuanto a formación que cada persona aporta a la empresa. Los empleados actuales y potenciales pueden estar seguros de que el entorno de trabajo en Continuity promueve la equidad y la igualdad de oportunidades en el proceso de empleo. En Continuity, la igualdad de oportunidades se da en todos los aspectos del proceso de empleo, como la contratación, la asignación de trabajo, la promoción, la transferencia, la rescisión, la administración de sueldos y salarios y la selección para la formación.

Se espera que todos los empleados de Continuity traten a sus compañeros de trabajo, clientes, visitantes y a todas las personas con las que se encuentren, con respeto profesional y cortesía, independientemente de su cargo, edad, raza, sexo, discapacidad u otras diferencias de carácter personal. Además, no se tolerará el acoso sexual (ya sea físico, escrito o verbal) en el lugar de trabajo.

Continuity también proporciona un entorno de trabajo que ayuda a prevenir la discriminación contra una persona cualificada con una discapacidad respecto a cualquier oferta, condición o privilegio de empleo. Todos los solicitantes y empleados tienen la seguridad de que toda la información relativa a la discapacidad se mantendrá completamente confidencial.

CONDUCTA EMPRESARIAL ÉTICA

Negociación y ejecución de contratos

Continuity se compromete a competir de forma justa y ética por las oportunidades de negocio. Los empleados que participen en la negociación de contratos deben garantizar que todas las declaraciones, comunicaciones y representaciones de hecho realizadas a los representantes de los clientes sean exactas y veraces. Ningún empleado podrá presentar o participar en la presentación de reclamaciones, ofertas, propuestas o cualquier otro documento de cualquier tipo que sea falso, ficticio o fraudulento.

Como contratista del Gobierno, a menudo se exige a la empresa que proporcione datos sobre costes o precios, junto con una certificación de que dichos datos son actuales, exactos y completos. El personal financiero de cada grupo operativo se asegurará de que los empleados que participen en las negociaciones estén familiarizados con esta política y la cumplan, y de que todos los costes laborales se identifiquen y carguen con precisión. Los registros de los gastos de mano de obra incurridos, como las tarjetas de control de horas, son un registro de la empresa y no son diferentes de cualquier otro registro financiero. La empresa tiene un firme compromiso con la exactitud en la tarificación de la mano de obra, y la dirección tiene la responsabilidad de asesorar a cada empleado sobre los procedimientos que deben utilizarse para una correcta tarificación de la mano de obra.

Adquisiciones

La adquisición de los suministros y servicios necesarios se llevará a cabo de manera que fomente los más altos estándares éticos y de servicio a nuestros clientes. Las medidas de adquisición se basarán en: la selección justa e imparcial de fuentes de suministro capaces y responsables; el máximo uso de la competencia cuando sea posible; la selección de los tipos de contrato adecuados; la conformidad con todas las leyes, reglamentos y obligaciones contractuales aplicables y un sistema eficaz de supervisión de los procedimientos de contratación y los controles de gestión para evitar el fraude u otras conductas indebidas, como las comisiones de los subcontratistas.

Favores, regalos y entretenimiento (general)

Los empleados de Continuity no están autorizados a dar regalos de valor (incluidos regalos de equipo o dinero, descuentos o trato personal de favor) a cualquier persona asociada con los proveedores o clientes de la empresa, ni a recibirlos de ella. La recepción o entrega por parte de un empleado de una gratificación o regalo de valor superior al nominal podría interpretarse fácilmente como algo que afecta a la imparcialidad del personal de la empresa y, por tanto, está prohibido.

Los empleados de Continuity pueden aceptar invitaciones, regalos, comidas y refrescos de escaso valor en relación con una relación comercial, siempre que se respeten todos los criterios siguientes:

  • No son solicitados; se ofrecen raramente
  • Implican gastos razonables, no fastuosos
  • No crean una obligación o expectativa
  • Se llevan a cabo en un entorno razonable y apropiado para las personas implicadas y el negocio en cuestión
  • Y son conformes con la legislación vigente

Cada empleado debe asegurarse de que la aceptación de tales favores sea adecuada y no pueda interpretarse razonablemente como un intento de la parte que los proporciona de asegurar o recompensar un trato personal de favor.

Esta política no pretende impedir que Continuity haga un regalo a una empresa u organización siempre que el regalo:

  • Se dé abiertamente con pleno conocimiento por parte de la empresa u organización
  • Surja en el curso ordinario de los negocios
  • Implique gastos razonables, no suntuosos
  • No obligue al receptor de ninguna manera
  • Se lleve a cabo en un entorno razonable y apropiado para las personas implicadas y el negocio en cuestión
  • Se presente de tal manera que identifique claramente a Continuity con respecto a la ocasión que justifica la presentación y sea conforme con la legislación vigente.

Dichos regalos deben estar conformes con las prácticas comerciales de Continuity y deben ser de tal naturaleza que no pongan en peligro o impugnen la integridad o la reputación de la empresa.

En raras circunstancias, las costumbres locales de algunos países pueden exigir el intercambio de regalos de valor superior al nominal como parte de la relación comercial. En estas situaciones, los obsequios solo se pueden aceptar en nombre de Continuity, y no de un persona individual, con la aprobación de la dirección ejecutiva de la empresa. Los obsequios solo pueden darse de acuerdo con las leyes vigentes, incluida la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos.

Favores, regalos y entretenimiento (personal gubernamental): Los departamentos y organismos de la administración federal, estatal y local se rigen por leyes y reglamentos relativos a la aceptación por parte de sus empleados de invitaciones, comidas, regalos, gratificaciones y otros objetos de valor de empresas y personas con las que hacen negocios y sobre las que tienen autoridad reguladora. La política de Continuity es cumplir estrictamente con esas leyes y reglamentos. Una gratificación puede incluir cualquier regalo, favor, alojamiento, recepción, transporte, préstamo u otro artículo o beneficio tangible por el que el receptor o el gobierno no paguen el valor justo de mercado. La promesa, el ofrecimiento o la entrega a un funcionario o empleado de un gobierno federal, estatal o local de un regalo, un favor u otra gratificación que infrinja estas normas no solo infringiría la política de Continuity, sino que también podría constituir un delito.

En las situaciones en las que las normas de un organismo permiten a sus empleados recibir ciertos tipos de invitaciones de negocios, comidas u otros artículos de valor, estos no deben extenderse a menos que el supervisor del empleado lo autorice primero y que ambas partes entiendan que las invitaciones no se ofrecen para influir en ningún acto oficial realizado, o por realizar, por el empleado o el organismo. En cualquier caso, los empleados de Continuity no deben ofrecer este tipo de invitación si puede ser malinterpretado y comprometer al Gobierno y a sus empleados, o a la empresa. Si hay alguna duda, no debe hacerse. Los empleados deben documentar y registrar íntegramente todos los gastos aprobados en concepto de comidas, refrigerios, invitaciones y regalos, en estricto cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa.

La política de Continuity también exige el pleno cumplimiento de la Ley de integridad en las adquisiciones, que prohíbe a los contratistas y funcionarios de adquisiciones que compiten entre sí solicitar, ofrecer o aceptar futuros empleos u oportunidades de negocio; ofrecer, dar, exigir o recibir cualquier dinero, gratificación u otro artículo de valor; o solicitar, revelar u obtener información protegida relacionada con las adquisiciones durante la realización de una adquisición.

Negocios con gobiernos extranjeros

Continuity cumplirá con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos, que prohíbe la entrega de dinero o artículos de valor a cualquier funcionario extranjero para influir en cualquiera de sus actos o decisiones oficiales o para inducirle a utilizar su influencia para afectar a cualquier acto o decisión de su gobierno, o de una de sus agencias, con el fin de obtener o conservar negocios. Esta ley prohíbe, además, dar dinero u objetos de valor a cualquier persona o empresa cuando haya motivos para creer que se los entregará a un funcionario del gobierno con este fin. Cualquier pregunta sobre la aplicación de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero relacionada con la provisión de entretenimiento, comidas u otros artículos de valor a funcionarios del gobierno debe ser presentada a la dirección ejecutiva de la empresa.

Competencia y trato justo

La empresa busca superar a sus competidores de forma justa y honesta. Buscamos ventajas competitivas mediante un rendimiento superior, nunca mediante prácticas empresariales poco éticas o no legales. Se prohíbe el robo de información de propiedad o la inducción a la divulgación por parte de empleados anteriores o actuales de otras empresas, así como el uso de información de propiedad de terceros para cualquier fin distinto al acordado. Todos los empleados de Continuity deben respetar los derechos de los clientes, proveedores, competidores y empleados de Continuity y tratarlos de forma justa. Ningún empleado de Continuity puede aprovecharse injustamente de nadie mediante la manipulación, la ocultación o abuso de información privilegiada, la tergiversación de hechos materiales o cualquier otra práctica intencionada de trato injusto.

Protección y uso adecuado de los activos de la empresa: Se espera que todos los empleados de Continuity protejan los activos de la empresa y garanticen su uso eficiente. Los robos, los descuidos y el despilfarro tienen un impacto directo en la rentabilidad de Continuity. Todos los activos de la empresa deben utilizarse únicamente para fines empresariales legítimos. Cualquier sospecha de fraude o robo debe comunicarse inmediatamente a la dirección ejecutiva para su investigación. Los equipos de la empresa no deben utilizarse para asuntos ajenos a la empresa, aunque se permite un uso personal incidental razonable.

La obligación de los empleados de Continuity de proteger los activos de la empresa incluye la información de propiedad, incluida la propiedad intelectual, como los planes de negocio y de marketing, las bases de datos, los registros, la información salarial y cualquier dato e informe financiero no publicado. Esto se aplica a los datos confidenciales desarrollados o adquiridos por Continuity, así como a los datos confidenciales relativos a la información gubernamental que nos han confiado proveedores y clientes. Estas restricciones se aplican independientemente de cómo exista la información, ya sea en forma escrita, electrónica o simplemente conocida por nosotros. La obligación del personal de Continuity de proteger dicha información de propiedad está contenida en el Manual del empleado que todos los nuevos empleados deben firmar.

Todos los empleados de la empresa con acceso a información gubernamental clasificada tienen una obligación especial de cumplir con las leyes y reglamentos gubernamentales que protegen la seguridad nacional y salvaguardan nuestra nación. Los empleados de Continuity que posean una autorización de seguridad válida y adecuada y que necesiten acceder a información clasificada específica deberán asegurarse de que dicha información se maneja estrictamente de acuerdo con los procedimientos gubernamentales aplicables. Nadie está autorizado a solicitar acceso, aceptar o retener ningún material clasificado para el que no tenga el nivel de autorización de seguridad necesario y la “necesidad de saber”. Mientras dicha información esté en posesión de un empleado, este debe tomar todas las precauciones necesarias para evitar su divulgación no autorizada.

La información gubernamental clasificada, sensible a la adquisición o a la selección de fuentes, o que incluya información sobre la propuesta de licitación de un competidor, no se aceptará de ninguna fuente, ya sea directa o indirectamente, bajo ninguna circunstancia en la que haya razones para creer que la divulgación no está autorizada.

Los empleados de Continuity que tienen acceso a información confidencial y privilegiada están obligados a protegerla del acceso no autorizado de acuerdo con la política de información confidencial de la empresa.

Confidencialidad

Todos los empleados de Continuity deben mantener la confidencialidad de la información que les confíe la empresa o cualquier tercero, excepto cuando su divulgación esté expresamente autorizada por Continuity o sea exigida por la ley. La información confidencial incluye toda la información no pública, incluida la información que podría ser útil para la competencia, o perjudicial para Continuity o sus clientes si se divulga. También incluye, sin limitarse a ello, información financiera, ofertas y propuestas y otras transacciones, información relacionada con propuestas de contratos, nuevos contratos o la finalización de los existentes, e información de propiedad intelectual. Los empleados de Continuity no pueden divulgar, revelar o discutir esta información con personas ajenas a la empresa, ni utilizar esta información en beneficio propio, directo o indirecto, o en beneficio directo o indirecto de cualquier familiar, amigo, pariente u otro receptor de la información. Si algún empleado de Continuity tiene dudas sobre si cierta información se considera confidencial, debe consultar con su directivo o con la dirección ejecutiva.

Oportunidades corporativas

Se prohíbe a los empleados de Continuity aprovechar para sí mismos las oportunidades y utilizarlas para su beneficio personal que se descubran mediante el uso de la propiedad corporativa, la información de propiedad o la posición. Todos los empleados de Continuity se deben a la empresa para promover sus intereses legítimos cuando surja la oportunidad de hacerlo.

Cumplimiento de leyes, normas y reglamentos: Se espera que todos los empleados de Continuity obedezcan las leyes de las ciudades, los estados y los países en los que opera la empresa, incluidas, entre otras, las leyes relativas a la contratación gubernamental, la financiación de campañas, los derechos civiles, la discriminación en el empleo, la salud y la seguridad en el lugar de trabajo, las prácticas corruptas en el extranjero, los boicots en el extranjero y los impuestos. Ningún empleado de Continuity debe realizar en ningún momento ninguna acción en nombre de la empresa que sepa, o deba saber razonablemente, que infringe cualquier ley o reglamento.

Ningún empleado puede asociarse con personas de las que se sepa o se sospeche que están implicadas en el tráfico de drogas ilegales u otras actividades delictivas. Además, ningún empleado puede comunicar, suministrar, transmitir o divulgar de otro modo información privilegiada, controlada administrativamente o clasificada a una persona no autorizada, lo que razonablemente podría causar un daño a la Ley de seguridad nacional de Estados Unidos o afectaría negativamente al cumplimiento de la operación y la misión de nuestros clientes, o sería contrario a la ley, los reglamentos o la política pública.

Conflictos de intereses

Los conflictos de intereses están generalmente prohibidos por la política de Continuity. No se permitirá ninguna asociación, interés y relación comercial que pueda hacer que un empleado actúe de manera que no sea en el mejor interés de la empresa o que pueda percibirse como causa de lealtades divididas, a menos que la empresa lo autorice. Solo se puede permitir una transacción entre Continuity y las asociaciones externas de un empleado si es revisada y autorizada previamente por la dirección ejecutiva de la empresa. Si un empleado tiene conocimiento de un conflicto de intereses, o de un posible conflicto, debe poner el asunto rápidamente en conocimiento de la dirección ejecutiva.

Por lo general, existe un “conflicto de intereses” cuando una persona tiene un interés personal directo o indirecto en una transacción o situación que afecta, o parece afectar, a su juicio e interfiere (o parece interferir) de alguna manera con los intereses de la empresa. Los conflictos de intereses también surgen cuando un empleado de Continuity, o los miembros de su familia inmediata, reciben beneficios personales indebidos como resultado de su puesto en Continuity.

ADMINISTRACIÓN

Registros de tiempo y reembolsos de gastos

Es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de Continuity completar y presentar las tarjetas de control de horas, los formularios de reembolso de gastos y toda la demás documentación administrativa de manera expedita de acuerdo con la política de la empresa.

Los empleados están obligados a asignar indicadores de trabajo o de tareas a sus horas de trabajo de forma precisa y honesta de acuerdo con la política de la empresa. Todos los directores de Continuity son responsables de revisar y aprobar los registros de tiempo y las solicitudes de reembolso de gastos de su personal, y de garantizar que todas las horas de trabajo y los gastos de reembolso cargados como partidas facturables sean precisos y adecuados, de acuerdo con las disposiciones del contrato al que se facturan.

Seguridad de los empleados

Se prohíbe a todos los empleados de Continuity llevar bebidas alcohólicas, sustancias controladas o artículos considerados de contrabando por las leyes federales o estatales, a los locales de la empresa o a cualquier instalación a la que estén asignados. Los empleados no podrán utilizar sustancias controladas que no se hayan prescrito debidamente por un médico autorizado u obtenidas adecuadamente para el tratamiento de una enfermedad o afección. Además, está estrictamente prohibida la posesión o el uso de cualquier arma en las instalaciones de la empresa o de sus clientes, o mientras se realicen actividades de la empresa.

Las infracciones de esta política son motivo de despido o de otras medidas disciplinarias, de acuerdo con las circunstancias de la infracción concreta. El objetivo principal de Continuity es prevenir las infracciones y dejar claro que no se toleran ni se consienten.

Se tomarán medidas disciplinarias no solo contra las personas que autoricen o participen directamente en una infracción de la política, sino también contra;

  • Cualquier empleado que pueda haber omitido deliberadamente denunciar una infracción de la política
  • Cualquier empleado que pueda haber ocultado deliberadamente información relevante y material relativa a una infracción de esta política
  • Cualquier empleado que no informe a su supervisor de cualquier incidente en el que haya sido arrestado, puesto bajo custodia, retenido para investigación o detenido para ser interrogado y
  • Los superiores jerárquicos del infractor, en la medida en que las circunstancias de la infracción reflejen un liderazgo inadecuado y falta de diligencia.

Informes y revisiones periódicas

Cualquier empleado de Continuity al que se le pida que participe en una actividad contraria a esta política informará inmediatamente de ello al directivo del que depende o, si el empleado ha sido dirigido por el director, a un miembro de la dirección ejecutiva.

Cualquier empleado de la empresa que adquiera información que le dé motivos para creer que cualquier otro empleado está implicado en una conducta prohibida por la política comunicará inmediatamente dicha información al directivo del que depende, o si el directivo está implicado en dicha conducta, a un miembro de la dirección ejecutiva.