Politique de règlement des griefs

Énoncé de la politique

Continuity Global Solutions (Continuity) s’engage à maintenir un environnement de travail collégial dans lequel tous les individus sont traités avec respect et dignité. Les griefs seront traités avec sérieux et sensibilité, dans le respect de l’équité procédurale et de la confidentialité.  Aucun employé ne fera l’objet de discrimination ou de traitement défavorable pour avoir participé à une procédure de règlement des griefs.

Continuity respectera toutes les personnes signalant une conduite inappropriée et mettra à disposition des processus afin d’obtenir une résolution juste et transparente. Continuity veillera à ce que le personnel qui signale, de bonne foi, des actes répréhensibles soit protégé contre toutes représailles, par exemple en le protégeant de mesures disciplinaires sans fondement ou inappropriées, et que les questions soulevées soient examinées et traitées sans retard injustifié.  

La politique en matière de règlement des griefs de Continuity respecte tous les aspects des procédures du Code de conduite international (https://www.icoca.ch)

Définition de ce qu’est un grief

Un « grief élémentaire » est une plainte contre Continuity pour avoir enfreint une politique publiée en matière de traitement d’un employé. Les griefs élémentaires ne concernent pas les plaintes présentées ci-dessous : Discrimination possible sur la base de la race, de la couleur, du sexe (y compris le harcèlement sexuel ou l’orientation sexuelle), la religion, les croyances, l’âge, le handicap, l’origine nationale ou le statut d’ancien combattant. Les employés qui souhaitent porter plainte pour une telle discrimination doivent contacter le responsable des programmes de Continuity au siège social.  

Les différends concernant les grilles de salaires ou le salaire/taux de rémunération, ou les différends concernant le jugement d’un superviseur concernant le rendement au travail ou les compétences professionnelles doivent être portés devant l’administrateur des ressources humaines de l’employé. Bien que les problèmes de cette nature ne soient pas couverts par la politique sur les griefs élémentaires, un employé ayant ces préoccupations est encouragé à en discuter avec son superviseur ou le service des ressources humaines du siège de Continuity GS, ou le contact approprié au sein de la direction des programmes au siège social.  

C’est le bureau des ressources humaines qui détermine si un différend entre ou non dans le champ d’application de cette politique.

Personnes couvertes par la politique

Cette politique couvre tous les employés. Continuity reconnaîtra les griefs des employés ou des non-employés qui sont en affaires avec Continuity.  Tout employé qui estime avoir été victime de mauvais traitements doit en informer immédiatement et directement le Bureau des ressources humaines, le responsable des programmes ou la direction supérieure.  Dans la mesure du possible, Continuity enquêtera sur tout incident de mauvais traitements présumés par une personne qui n’est pas un employé de Continuity et prendra toutes les mesures jugées appropriées après avoir évalué les circonstances.  Continuity encourage le signalement de tous les incidents de harcèlement, quel que soit l’auteur de l’infraction, conformément à la méthode décrite ci-dessous.  

Signaler une plainte – Procédure informelle  

Continuity encourage les personnes qui pensent être victimes de mauvais traitements à rapidement et sans ambiguïté informer l’auteur que son comportement n’est pas acceptable. Si, pour quelque raison que ce soit, une personne ne souhaite pas s’adresser directement à son harceleur, ou si une telle discussion ne met pas fin au harcèlement, elle doit en aviser le Bureau des ressources humaines, le responsable des programmes ou la direction supérieure de Continuity, qui pourrait parler au harceleur présumé ou organiser une médiation entre la personne et le harceleur présumé. 

Procédure formelle  

Dans le cas où la personne effectuant le signalement ne souhaite pas poursuivre la procédure informelle, ou si la procédure informelle ne produit pas le résultat escompté, une procédure formelle peut être engagée en suivant les étapes suivantes :

Délai de signalement d’une plainte

Un signalement rapide est fortement encouragé, car il permet une réponse et une résolution rapides des comportements ou des conditions répréhensibles pour la personne effectuant le signalement et tout autre employé.  Si un incident n’est pas signalé, le fautif pourrait ne pas se rendre compte de la nature offensante de sa conduite et reproduire le comportement.

Protection contre les représailles

Continuity n’exercera pas de représailles à l’encontre d’une personne qui signale un mauvais traitement ni ne permettra à un employé de le faire. Les représailles constituent une violation très grave de cette politique et doivent être signalées immédiatement.  Toute personne ayant exercé des représailles contre une personne pour avoir signalé du harcèlement, ou contre toute personne participant à l’enquête sur une plainte, pourrait faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Confidentialité

Toute allégation de harcèlement portée à l’attention du Bureau des ressources humaines, du responsable des programmes ou de la direction supérieure fera l’objet d’une enquête dans les plus brefs délais.  La confidentialité sera maintenue tout au long du processus d’enquête, dans la mesure du possible et selon les circonstances.  

Sanctions pour mauvais traitements

Les personnes reconnues coupables d’inconduite constitutive de mauvais traitements feront l’objet des mesures disciplinaires qui s’imposent, mesures pouvant aller jusqu’au licenciement. Les sanctions seront déterminées par le président directeur général de Continuity.  Dans le cadre des incidents de harcèlement, le fautif sera au minimum réprimandé et un compte rendu écrit de l’enquête et des résultats sera préparé.   

Fausses accusations

Si une enquête conclut que la personne ayant effectué le signalement a accusé faussement et avec malveillance une autre personne de harcèlement, des mesures disciplinaires seront prises à son encontre, mesures pouvant aller jusqu’au licenciement.    

Tenue d’un dossier de plainte

Continuity doit conserver un dossier écrit complet de chaque plainte et de la manière dont elle a été examinée et résolue.  Les dossiers écrits doivent être, dans la mesure du possible, conservés de manière confidentielle par le président directeur général de Continuity.  

Les éléments suivants constituent la politique de règlement des griefs de Continuity (toutes les informations seront confidentielles) :  

  1. Le processus se doit d’être transparent et équitable par nature et dans son application.
  2. Enquêter sur les allégations rapidement, de manière impartiale et en tenant dûment compte de la confidentialité.
  3. Dans le cas d’une action formelle, la partie lésée doit fournir à la direction de Continuity une soumission écrite présentant les détails de la plainte (nature, heure, lieu et personnes impliquées).
  4. Continuity souhaite traiter les incidents rapidement et prendra des mesures nécessaires pour assurer le suivi, prendre des décisions et confirmer les actions de la manière la plus rapide possible.
  5. Tenir un dossier de ces allégations, conclusions ou mesures disciplinaires. Sauf interdiction ou protection par la loi en vigueur, ces dossiers doivent être mis à la disposition d’une autorité compétente sur demande.
  6. Les employés ont le droit d’être accompagnés à toute réunion concernant un grief. Dans les cas de griefs collectifs, deux observateurs au maximum seront autorisés à assister au processus de règlement des griefs en plus des représentants.
  7. Les parties lésées peuvent faire appel de la décision rendue.
  8. Coopérer avec les enquêtes officielles et ne pas entraver les témoins, témoignages ou enquêtes, ou le tolérer de la part du personnel.
  9. Continuity prendra les mesures disciplinaires appropriées qui pourraient aller jusqu’au licenciement en cas de constatation de telles violations ou de comportement illégal.
  10. Veiller à ce que le personnel qui signale, de bonne foi, des actes répréhensibles soit protégé contre toutes représailles, par exemple en le protégeant de mesures disciplinaires sans fondement ou inappropriées, et que les questions soulevées soient examinées et traitées sans retard injustifié.

PROCÉDURES DE RÈGLEMENT DES GRIEFS INTERNES  

Un employé qui a un grief relatif à un problème lié au travail a le droit de faire part de ses préoccupations à la direction de Continuity. Traitement informel. Les problèmes graves doivent toujours suivre la voie officielle ; cependant, en présence d’un accord mutuel, les griefs moins graves devraient être traités de manière informelle. C’est-à-dire par le biais d’un entretien informel entre la partie lésée et un manager approprié. S’il apparaît clairement que l’affaire ne peut être résolue de manière satisfaisante ou que le cas est plus grave qu’il n’a été évalué en premier lieu, le processus formel doit être adopté. Si les deux parties conviennent que le grief a été résolu de manière satisfaisante, aucune autre action n’est nécessaire, mais le manager doit consigner informellement l’événement, sa nature et son résultat.   Processus formel. Le processus formel peut comprendre 4 procédures :  

  1. Soumission du grief. La partie lésée doit transmettre à un responsable de Continuity approprié (supérieur hiérarchique direct, superviseur senior, services HR, PM, RPM, SPM, DO du site ou service HR du siège, ou un cadre) un formulaire de soumission détaillant le grief, à savoir :
  1. La nature du grief
  2. Le lieu où l’incident s’est produit
  3. Les personnes impliquées
  4. Quand l’incident s’est produit ou continue à se produire.
  5. Toutes les mesures qui ont été prises jusqu’à présent par les parties concernées  
  1. Audience du grief. La direction de Continuity organisera une réunion le plus rapidement possible pour discuter du grief. Lors de la préparation d’une telle réunion, les managers doivent prendre en compte les points suivants : présence d’un responsable de la gestion des documents impartial, connaissance de tous les faits de l’affaire, façon dont des griefs similaires ont été résolus dans le passé, nécessité éventuelle d’un interprète. La partie lésée a le droit d’être accompagnée d’un collègue qui pourra être autorisé à prendre la parole au nom de l’employé, à résumer le cas de l’employé, à répondre aux opinions exprimées lors de la réunion et à s’entretenir avec l’employé. Une fois l’audience terminée, le manager de Continuity prendra le temps d’étudier le cas.
  1. Processus de décision. Pour prendre une décision quant aux conclusions et pour tenir compte de la position de Continuity, le responsable doit consulter le directeur des ressources humaines, le responsable juridique et des contrats ou d’autres cadres supérieurs au sein de la société. Quoi qu’il en soit, la décision doit être présentée par écrit dans les 24 heures suivant l’audience. Ensuite, le manager doit en informer, par écrit, la partie lésée. Cette dernière a le droit de faire appel, si la décision n’est pas satisfaisante.
  1. Contestation. Si la partie lésée n’est pas satisfaite de la décision, elle peut faire appel dans les 5 jours en expliquant les motifs du recours par écrit à la direction de Continuity. Une réunion doit être organisée dans les 5 jours et sera dirigée par le cadre immédiatement au-dessus dans la hiérarchie. L’audience suivra le format décrit au point 7b ci-dessus et la partie lésée pourra être accompagnée.

  Tenue du dossier de grief. Un dossier de ce qui suit doit être constitué et conservé pendant sept (7) ans :

  1. Nature et détails du grief
  2. Ce qui a été décidé et les actions entreprises.
  3. Les raisons de ces actions.
  4. Si un appel a été déposé et son issue.
  5. Tout autre développement ultérieur.

PROCÉDURES DE RÈGLEMENT DES GRIEFS EXTERNES  

La politique énoncée au paragraphe 4 s’applique à un non-employé qui a un grief à formuler contre la Société. Les procédures illustrées à la figure 1 et décrites aux paragraphes 6 et 7 sont très similaires, mais la plainte est susceptible d’être traitée, en premier lieu, au niveau du siège. En résumé :

  1. Approche informelle. Continuity préfère résoudre les problèmes de grief de manière informelle dans la mesure du possible, mais seulement lorsque les parties sont consentantes.
  2. Approche formelle. L’approche formelle exige que la partie lésée soumette les détails de sa plainte par écrit (conformément au point 7a) au Directeur des ressources humaines ou au Directeur de l’exploitation de Continuity à l’adresse 7389 Lee Highway, Suite 207 Falls Church, VA 22042 ou par mail hr@continuitygs.com.
  3. Bureau 703-527-8088. Des dispositions seront prises pour une audience – la composition des participants sera convenue au cas par cas. Continuity informera la partie lésée de sa décision par écrit dans les 24 heures suivant la fin de l’audience. La partie lésée a le droit de faire appel dans les 5 jours, et ce processus doit être lancé par une soumission écrite expliquant les motifs de l’appel. Une autre audience sera organisée présidée par quelqu’un d’autre et les conclusions seront promulguées dans les 24 heures.

RÉSUMÉ  

Les griefs doivent être traités de façon sensible et respectueuse sans faire l’objet de retard injustifié. Les procédures sont relativement simples ; l’importance de tenir des dossiers est mise en avant. Des consultations avec les cadres supérieurs (en particulier le directeur des ressources humaines et le responsable juridique et des contrats) sont encouragées dès le départ.  L’intention primordiale est le traitement équitable de toutes les personnes à l’intérieur comme à l’extérieur de Continuity.

Médiation

Pour les personnes souhaitant résoudre leur différend sans recourir aux procédures formelles, Continuity mettra à disposition, si toutes les parties en conviennent, un médiateur externe qualifié pour aider ces parties à trouver une solution amiable et informelle. Si la médiation ne résout pas le problème, les parties concernées auront toujours la possibilité d’utiliser les procédures présentées de cette politique.  

Conclusion

Continuity a développé cette politique dans le but de s’assurer que tous ses employés et collaborateurs ont la possibilité de travailler dans un environnement exempt de violence. Continuity s’engage à éliminer toute maltraitance sur le lieu de travail.