Beschwerderichtlinie

Grundsatzerklärung

Continuity Global Solutions (Continuity) setzt sich für ein kollegiales Arbeitsumfeld ein, in dem alle Personen mit Respekt und Würde behandelt werden. Beschwerden werden ernsthaft und mit Fingerspitzengefühl behandelt, wobei Verfahrensgerechtigkeit und Vertraulichkeit gebührend berücksichtigt werden.  Kein Arbeitnehmer darf wegen der Teilnahme an einem Beschwerdeverfahren diskriminiert oder benachteiligt werden.

Continuity respektiert alle Personen, die ein angeblich unlauteres Verhalten melden, und bietet Verfahren für eine faire und transparente Lösung. Continuity stellt sicher, dass Mitarbeiter, die in gutem Glauben Missstände melden, vor Vergeltungsmaßnahmen für die Meldung geschützt werden, z. B. vor ungerechtfertigten oder anderweitig unangemessenen Disziplinarmaßnahmen, und dass aufgeworfene Fragen ohne unnötige Verzögerung geprüft und behandelt werden.  

Die Beschwerderichtlinie von Continuity erfüllt alle Aspekte des Internationalen Verhaltenskodex für Beschwerdeverfahren (https://www.icoca.ch).

Definition von Beschwerden

Eine „grundsätzliche Beschwerde“ ist definiert als eine Behauptung, dass Continuity durch die Art und Weise, in der ein Mitarbeiter behandelt wurde, gegen eine veröffentlichte Richtlinie verstoßen hat. Grundlegende Beschwerden beinhalten keine Behauptungen über: Mögliche Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht (einschließlich sexueller Belästigung oder sexueller Orientierung), Religion, Glaube, Alter, Behinderung, nationaler Herkunft oder Status als Veteran. Mitarbeiter, die Ansprüche wegen einer solchen Diskriminierung geltend machen wollen, müssen sich an den Continuity Programm-Manager in der Hauptgeschäftsstelle von Continuity wenden.  

Streitigkeiten über die Gehaltseinstufung oder das Gehalt bzw. den Lohnsatz oder Streitigkeiten über die Beurteilung der Arbeitsleistung oder der fachlichen Kompetenz durch den Vorgesetzten sind an den Personalsachbearbeiter des Mitarbeiters zu richten. Obwohl Probleme dieser Art nicht von der grundlegenden Beschwerderichtlinie abgedeckt werden, wird ein Mitarbeiter mit diesen Anliegen ermutigt, sie mit seinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung in der Hauptgeschäftsstelle von Continuity GS oder dem entsprechenden Ansprechpartner innerhalb der Hauptgeschäftsstelle von Continuity auf Programm-Managementebene zu besprechen.  

Die Personalabteilung entscheidet, ob ein Streitfall in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fällt oder nicht.

Unter die Richtlinie fallende Personen

Diese Politik gilt für alle Mitarbeiter. Continuity erkennt Beschwerden von Mitarbeitern oder von Nicht-Mitarbeitern, die mit Continuity Geschäfte machen, an.  Jeder Mitarbeiter, der sich misshandelt fühlt, sollte die Angelegenheit unverzüglich und direkt entweder der Personalabteilung, dem Programmleiter oder der Geschäftsleitung mitteilen.  Continuity wird jeden Vorfall einer mutmaßlichen Misshandlung durch eine Person, die kein Mitarbeiter von Continuity ist, so weit wie möglich untersuchen und alle Maßnahmen ergreifen, die es nach Bewertung aller Umstände für angemessen hält.  Continuity ermutigt dazu, alle Vorfälle von Belästigung zu melden, unabhängig davon, wer der Verursacher ist, und zwar nach der unten beschriebenen Methode.  

Informelles Verfahren zur Meldung einer Beschwerde  

Continuity ermutigt Personen, die glauben, dass sie misshandelt werden, dem Verursacher deutlich und unverzüglich mitzuteilen, dass sein Verhalten unerwünscht ist. Wenn eine Person aus irgendeinem Grund den Verursacher nicht direkt ansprechen möchte oder wenn ein solches Gespräch die Belästigung nicht erfolgreich beendet, sollte die Person entweder das Büro der Personalabteilung, den Programm-Manager oder die Geschäftsleitung von Continuity benachrichtigen, die mit dem mutmaßlichen Belästiger sprechen oder eine Vermittlung zwischen der Person und dem mutmaßlichen Belästiger mit einer dritten Person arrangieren können, die für beide akzeptabel ist. 

Formelles Verfahren  

Falls die meldende Person das informelle Verfahren nicht fortsetzen möchte oder falls das informelle Verfahren nicht zu einem für die meldende Person zufriedenstellenden Ergebnis führt, sollten die folgenden Schritte befolgt werden, um die Beschwerde zu melden und ein formelles Verfahren einzuleiten:

Zeitraum für die Meldung einer Beschwerde

Die unverzügliche Meldung von Beschwerden wird nachdrücklich empfohlen, da sie eine rasche Reaktion und eine Lösung für die meldende Person und alle anderen Mitarbeiter ermöglicht, wenn ein beanstandetes Verhalten oder beanstandete Bedingungen vorliegen.  Wird ein Vorfall nicht gemeldet, kann dies dazu führen, dass sich der Verursacher nicht bewusst ist, dass sein Verhalten eine Beleidigung darstellt, und er die Handlung wiederholt.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Continuity wird keine Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person ergreifen, die eine Misshandlung meldet, und auch keinem Mitarbeiter erlauben, dies zu tun. Vergeltungsmaßnahmen sind ein schwerwiegender Verstoß gegen diese Richtlinie und sollten unverzüglich gemeldet werden.  Gegen jede Person, die nachweislich Vergeltungsmaßnahmen gegen eine Person, die eine Belästigung gemeldet hat, oder gegen eine Person, die an der Untersuchung einer Beschwerde beteiligt war, ergriffen hat, können angemessene Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses eingeleitet werden.

Vertraulichkeit

Jeder Vorwurf der Belästigung, der entweder der Personalabteilung, dem Programmleiter oder der Geschäftsleitung zur Kenntnis gebracht wird, wird umgehend untersucht.  Während der gesamten Untersuchung wird die Vertraulichkeit gewahrt, soweit dies praktisch möglich und unter den gegebenen Umständen angemessen ist.  

Sanktionen bei Misshandlung

Gegen Personen, die sich eines Fehlverhaltens schuldig gemacht haben, das eine Misshandlung darstellt, werden angemessene Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses eingeleitet. Angemessene Sanktionen werden vom Geschäftsführer von Continuity festgelegt.  Bei Belästigungsvorfällen besteht Continuitys Reaktion mindestens darin, den Verursacher zu tadeln und ein schriftliches Protokoll der Untersuchung und des Ergebnisses zu erstellen.   

Falsche Anschuldigungen

Führt eine Untersuchung zu dem Ergebnis, dass die meldende Person eine andere Person fälschlicherweise und böswillig der Belästigung beschuldigt hat, werden gegen die meldende Person angemessene Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses eingeleitet.    

Schriftliche Aufzeichnung der Beschwerde

Continuity führt ein vollständiges schriftliches Protokoll über jede Beschwerde und darüber, wie sie untersucht und gelöst wurde.  Schriftliche Aufzeichnungen sind, soweit dies praktisch möglich und angemessen ist, vertraulich zu behandeln und bleiben im Besitz des Geschäftsführers von Continuity.  

Im Folgenden finden Sie die Beschwerderichtlinie von Continuity (alle Informationen werden vertraulich behandelt):  

  1. Sie muss ihrem Wesen nach und in ihrer Anwendung transparent und gerecht sein.
  2. Alle Vorwürfe werden unverzüglich, unparteiisch und unter Wahrung der Vertraulichkeit untersucht.
  3. Im Falle eines förmlichen Verfahrens sollte der Geschädigte der Geschäftsleitung von Continuity einen schriftlichen Antrag vorlegen, der Einzelheiten zur Beschwerde enthält (Art, Zeitpunkt, Ort und Beteiligte).
  4. Continuity ist bestrebt, Vorfälle umgehend zu bearbeiten und Maßnahmen zu ergreifen, Entscheidungen zu treffen und Aktionen so schnell wie möglich zu bestätigen.
  5. Über derartige Vorwürfe, Feststellungen oder Disziplinarmaßnahmen werden Aufzeichnungen geführt. Sofern dies nicht durch geltendes Recht verboten oder geschützt ist, sollten diese Aufzeichnungen einer zuständigen Behörde auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
  6. Die Arbeitnehmer haben das Recht, bei allen Sitzungen, die eine Beschwerde betreffen, begleitet zu werden. In Fällen, in denen Gruppenbeschwerden behandelt werden, können neben den Vertretern maximal zwei Beobachter an dem Beschwerdeverfahren teilnehmen.
  7. Die Geschädigten können gegen die Entscheidung Berufung einlegen.
  8. Continuity wird bei amtlichen Ermittlungen kooperieren und sich nicht an der Behinderung von Zeugen, Zeugenaussagen oder Ermittlungen beteiligen oder dulden, dass sein Personal diese behindert.
  9. Continuity wird angemessene disziplinarische Maßnahmen ergreifen, die auch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses umfassen können, wenn derartige Verstöße oder ungesetzliches Verhalten festgestellt werden.
  10. Continuity wird sicherstellen, dass Mitarbeiter, die in gutem Glauben Missstände melden, vor Vergeltungsmaßnahmen für solche Meldungen geschützt werden, z. B. vor ungerechtfertigten oder anderweitig unangemessenen Disziplinarmaßnahmen, und dass die vorgebrachten Angelegenheiten ohne unangemessene Verzögerung geprüft und bearbeitet werden.

INTERNE BESCHWERDEVERFAHREN  

Ein Mitarbeiter, der sich über eine arbeitsbezogene Angelegenheit beschwert, hat das Recht, sein Anliegen bei der Geschäftsleitung von Continuity vorzubringen. Informelle Vorgehensweise. Schwerwiegende Angelegenheiten sollten immer formell behandelt werden; weniger schwerwiegende Beschwerden sollten jedoch im gegenseitigen Einvernehmen informell behandelt werden. Dies sollte in Form eines informellen Gesprächs zwischen der geschädigten Partei und einer zuständigen Führungskraft erfolgen. Stellt sich heraus, dass die Angelegenheit nicht zufriedenstellend gelöst werden kann oder dass der Fall schwerwiegender ist als zunächst angenommen, muss das formelle Verfahren eingeleitet werden. Wenn sich beide Parteien einig sind, dass die Beschwerde zufriedenstellend gelöst wurde, müssen keine weiteren Maßnahmen ergriffen werden, aber der Vorgesetzte sollte einen informellen Vermerk über den Vorfall, seine Art und sein Ergebnis anfertigen.   Formeller Prozess. Das formelle Verfahren kann bis zu 4 Verfahren umfassen:  

  1. Einreichung einer Beschwerde. Die geschädigte Partei muss einem zuständigen Manager von Continuity (d. h. einem direkten Vorgesetzten, Senior Supervisor, HR am Standort, PM, RPM, SPM, DO, HQ HR oder einer Führungskraft) ein Schreiben vorlegen, in dem die Beschwerde im Einzelnen dargelegt wird; dazu gehört:
  1. Die Art der Beschwerde
  2. Wo sich der Vorfall/die Vorfälle ereignet hat/haben
  3. Wer beteiligt war
  4. Wann sich der Vorfall/die Vorfälle ereignet hat/haben.
  5. Etwaige Maßnahmen, die bisher von einer der betroffenen Parteien ergriffen wurden  
  1. Anhörung zur Beschwerde. Die Geschäftsleitung von Continuity wird so schnell wie möglich ein Treffen organisieren, um die Beschwerde zu besprechen. Bei der Vorbereitung eines solchen Treffens sollten die Manager Folgendes berücksichtigen: Anwesend sein sollte ein unparteiischer Protokollführer, der gesamte Sachverhalt und die Art und Weise, wie ähnliche Beschwerden in der Vergangenheit gelöst wurden, sollte bekannt sein und geklärt werden, ob möglicherweise ein Dolmetscher benötigt wird. Die geschädigte Partei hat das Recht, sich von einem Kollegen begleiten zu lassen, dem gestattet werden kann, in der Sitzung im Namen des Arbeitnehmers das Wort zu ergreifen, den Fall des Arbeitnehmers zusammenzufassen, auf die in der Sitzung geäußerten Ansichten zu antworten und sich mit dem Arbeitnehmer zu beraten. Nach Abschluss der Anhörung nimmt sich der Manager von Continuity Zeit, um den Fall zu prüfen.
  1. Entscheidungsprozess der Geschäftsleitung. Bei der Entscheidung über das Ergebnis und die Position von Continuity sollte der Manager den Direktor der Personalabteilung, den Leiter der Rechtsabteilung und der Vertragsabteilung oder andere leitende Angestellte des Unternehmens konsultieren – und er wird dazu ermutigt, dies zu tun. Unabhängig davon sollte die Entscheidung innerhalb von 24 Stunden nach der Anhörung schriftlich vorgelegt werden. Nach der Entscheidung informiert der Vorgesetzte die geschädigte Partei schriftlich über das Ergebnis. Letztere hat das Recht, bei Unzufriedenheit Rechtsmittel einzulegen.
  1. Beschwerdeberufung. Ist der Betroffene mit dem Ergebnis der Entscheidung unzufrieden, kann er Einspruch erheben, der jedoch innerhalb von 5 Tagen unter Angabe von Gründen schriftlich bei der Geschäftsleitung von Continuity eingereicht werden muss. Innerhalb von 5 Tagen sollte eine Beschwerdesitzung anberaumt werden, die von der nächsthöheren Führungskraft geleitet wird. Die Anhörung erfolgt nach dem unter 7b beschriebenen Schema, und die geschädigte Partei kann sich begleiten lassen.

  Aufzeichnung von Beschwerden. Aufzeichnungen über die folgenden Punkte sind zu erstellen und sieben (7) Jahre lang aufzubewahren:

  1. Art und Einzelheiten der Beschwerde
  2. Was wurde beschlossen und welche Maßnahmen wurden ergriffen?
  3. Die Gründe für diese Maßnahmen.
  4. Ob ein Rechtsmittel eingelegt wurde und wie es ausgegangen ist.
  5. Alle weiteren Entwicklungen.

EXTERNES BESCHWERDEVERFAHREN  

Die in Absatz 4 dargelegten Grundsätze gelten für Nichtbeschäftigte, die eine Beschwerde gegen das Unternehmen vorzubringen haben. Die in Abbildung 1 dargestellten und in den Ziffern 6 und 7 beschriebenen Verfahren sind sehr ähnlich, aber die Beschwerde wird wahrscheinlich zunächst auf Unternehmensebene behandelt. Zusammengefasst:

  1. Informeller Ansatz. Continuity zieht es vor, Beschwerden auf informeller Basis zu lösen, wann immer dies möglich ist, aber nur, wenn dieser Weg für beide Seiten akzeptabel ist.
  2. Formeller Ansatz. Die formelle Vorgehensweise erfordert, dass die geschädigte Partei die Einzelheiten ihrer Beschwerde schriftlich (gemäß 7a) an den Direktor der Personalabteilung von Continuity oder an den COO unter 7389 Lee Highway, Suite 207 Falls Church, VA 22042 oder per E-Mail an hr@continuitygs.com übermittelt.
  3. Büro +1-703-527-8088. Es wird eine Anhörung anberaumt – die Zusammensetzung der Teilnehmer wird von Fall zu Fall festgelegt. Continuity informiert die geschädigte Partei innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Anhörung schriftlich über ihre Entscheidung. Der Geschädigte hat das Recht, innerhalb von 5 Tagen Berufung einzulegen, und dieses Verfahren sollte durch eine schriftliche Erklärung eingeleitet werden, in der die Gründe für die Berufung erläutert werden. Es wird eine weitere Anhörung einberufen, die jedoch von einer anderen Person geleitet wird. Die Ergebnisse werden innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Anhörung bekannt gegeben.

ZUSAMMENFASSUNG  

Beschwerden sind mit Sensibilität und Respekt, aber ohne unangemessene Verzögerung zu behandeln. Die Verfahren sind relativ einfach; es wird betont, wie wichtig es ist, Aufzeichnungen zu führen. Von Anfang an sollte der Rat höherer Führungskräfte (insbesondere des Leiters der Personalabteilung und des Leiters der Rechtsabteilung und des Vertragsmanagements) eingeholt werden.  Die übergreifende Absicht ist die faire Behandlung aller Personen innerhalb und außerhalb von Continuity.

Vermittlung

Als Alternative für diejenigen, die Streitigkeiten untereinander lösen möchten, ohne auf das formelle Beschwerdeverfahren zurückzugreifen, wird Continuity, wenn alle Parteien zustimmen, einen geschulten externen Vermittler zur Verfügung stellen, der den Parteien hilft, eine gütliche, informelle Lösung zu finden. Wenn die Schlichtung das Problem durch Vermittlung nicht gelöst werden kann, können die betroffenen Parteien immer noch die Verfahren dieser Richtlinie anwenden.  

Schlussfolgerung

Continuity hat diese Richtlinie entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter und Partner in einem Umfeld arbeiten können, das frei von Misshandlungen ist. Continuity ist bestrebt, jegliche Misshandlung am Arbeitsplatz zu unterbinden.