Política de quejas – Continuity Global Solutions

Declaración de política

Continuity Global Solutions (Continuity) se compromete a mantener un entorno de trabajo colegiado en el que todas las personas sean tratadas con respeto y dignidad. Las quejas formales se tratarán con seriedad y sensibilidad, teniendo debidamente en cuenta la imparcialidad procesal y la confidencialidad. Ningún empleado será objeto de discriminación o tratamiento adverso por participar en un procedimiento de quejas.

Continuity respetará a todas las personas que aleguen conductas indebidas y proporcionará procesos para una resolución justa y transparente. Continuity garantizará que el personal que informe de irregularidades de buena fe reciba protección contra cualquier represalia por realizar dichos informes, como protegerlos de medidas disciplinarias injustificadas o inapropiadas, y que los asuntos planteados se examinen y se tomen medidas sin demoras indebidas.

La política de quejas de Continuity cumple con todos los aspectos de los procedimientos de quejas del código internacional de conducta (https://www.icoca.ch)

Definición de queja

Una “queja básica” se define como una reclamación porque Continuity ha infringido una política publicada en la forma en que se trató a un empleado. Las quejas básicas no implican reclamaciones de lo siguiente: Posible discriminación por motivos de raza, color, sexo (incluido el acoso sexual u orientación sexual), religión, credo, edad, discapacidad, origen nacional o condición de veterano. Los empleados que deseen presentar reclamaciones por dicha discriminación deben comunicarse con el director del programa de Continuity en la sede central de Continuity.

Las disputas sobre las categorías salariales o el sueldo/tarifa de pago, o las disputas sobre el criterio de un supervisor con respecto al rendimiento laboral o la competencia profesional deben presentarse al administrador de recursos humanos del empleado. Aunque los problemas de esta naturaleza no están cubiertos por la política de quejas básicas, se alienta a los empleados con estas inquietudes a que se las exponga a su supervisor o que las comente con el departamento de Recursos Humanos en la sede central de Continuity GS, o con el contacto apropiado dentro de la sede central de Continuity en el nivel de administración del programa.

La oficina de Recursos Humanos determinará si una disputa está o no dentro del alcance de esta política.

Personas cubiertas por la política

Esta política cubre a todos los empleados. Continuity aceptará las quejas de los empleados o no empleados que realicen negocios con Continuity. Todo empleado que sienta que ha sido objeto de maltrato debe comunicar el asunto de manera inmediata y directa a la Oficina de Recursos Humanos, al director del programa o a la alta dirección. Continuity investigará cualquier incidente de presunto malos tratos por parte de una persona que no sea un empleado de Continuity en la medida de lo posible y tomará las medidas que considere apropiadas después de evaluar todas las circunstancias. Continuity anima a denunciar todos los incidentes de acoso, independientemente de quién sea el ofensor, de acuerdo con el método que se establece a continuación.

Procedimiento informal para denunciar una queja

Continuity alienta a las personas que creen que están siendo agraviadas a notificar clara y rápidamente al ofensor que su comportamiento no es el adecuado. Si por alguna razón una persona no desea acercarse al ofensor directamente, o si dicha conversación no termina satisfactoriamente con el acoso, la persona debe notificar a la Oficina de Recursos Humanos, el director del programa o la alta dirección de Continuity, quienes pueden hablar con el presunto acosador o de intentar mediar entre el individuo y el presunto acosador con una tercera persona aceptable para ambos.

Procedimiento formal

En el caso de que la persona denunciante no desee continuar con el procedimiento informal, o en el caso de que este procedimiento no produzca un resultado satisfactorio para la persona denunciante, se deben seguir los siguientes pasos para informar de la queja e iniciar un procedimiento formal:

Tiempo para notificar una queja

Se recomienda encarecidamente notificar rápidamente las quejas, ya que permite una respuesta rápida y la resolución de conductas o condiciones objetables para la persona que informa y cualquier otro empleado. El no reportar un incidente puede dar como resultado que el ofensor no se dé cuenta de que su conducta es ofensiva y por lo tanto la repita.

Protección contra represalias

Continuity no tomará represalias contra una persona que presente una denuncia de maltrato, ni permitirá que ningún empleado lo haga. Las represalias son una infracción muy grave de esta política y deben informarse de inmediato. Cualquier persona que haya tomado represalias contra otra por denunciar el acoso, o contra cualquier persona que participe en la investigación de una queja, puede someterse a las medidas disciplinarias correspondientes, entre las que se incluye el despido.

Confidencialidad

Cualquier alegación de acoso que se presente a la oficina de Recursos Humanos, al director de programas o a la alta dirección se investigará de inmediato. Se mantendrá la confidencialidad durante todo el proceso de investigación en la medida en que sea práctico y apropiado según las circunstancias.

Sanciones por malos tratos

Las personas que se encuentren implicadas en una conducta indebida que constituya un maltrato estarán sujetas a las medidas disciplinarias correspondientes, que pueden incluir el despido. Las sanciones apropiadas las determinará el director ejecutivo de Continuity. Al abordar los incidentes de acoso, la respuesta de Continuity como mínimo incluirá reprender al ofensor y preparar un registro escrito de la investigación y el resultado.

Acusaciones falsas

Si una investigación revela que la persona denunciante acusó falsa y maliciosamente a otra de acoso, la persona denunciante se someterá a las medidas disciplinarias correspondientes, que pueden incluir el despido.

Mantenimiento de un registro escrito de la queja

Continuity mantendrá un registro escrito completo de cada queja y de cómo fue investigada y resuelta. Los registros escritos se conservarán de manera confidencial en la medida que sea práctico y apropiado y los mantendrá el director ejecutivo de Continuity.

La política de quejas de Continuity consta de los puntos siguientes (toda la información se mantendrá confidencial):

Debe ser transparente y justa por naturaleza en su aplicación.
Se investigarán las denuncias con prontitud, imparcialidad y con la debida consideración a la confidencialidad.
En el caso de una acción formal, la parte agraviada debe proporcionar a la dirección de Continuity un escrito que proporcione detalles de la denuncia (naturaleza, tiempo, lugar y personas implicadas).
Continuity desea tratar los incidentes con prontitud y tomará las medidas necesarias para hacer seguimiento, tomar decisiones y confirmar las acciones de la manera más ágil posible.
Se mantendrán registros de las acusaciones, conclusiones o medidas disciplinarias. Excepto donde esté prohibido o protegido por la ley vigente, dichos registros deben ponerse a disposición de la autoridad competente que lo solicite.
Los empleados tienen derecho a ser acompañados en cualquier reunión relacionada con una queja. En los casos en que se aborden las quejas del grupo, se permitirá que un máximo de dos observadores asistan al proceso de quejas, además de los representantes.
Las partes agraviadas pueden apelar contra la decisión tomada.
Se cooperará con las investigaciones oficiales, y no se participará ni tolerará por su personal la obstaculización de testigos, testimonios o investigaciones.
Continuity tomará las medidas disciplinarias apropiadas, que podrían incluir el despido en caso de que se detecten tales infracciones o comportamiento ilegal.
Se garantizará que el personal que informe de buena fe de irregularidades reciba protección contra cualquier represalia por realizar dichos informes, como protegerlo de medidas disciplinarias injustificadas o inapropiadas, y que los asuntos planteados se examinen y se tomen medidas sin demoras indebidas.

PROCEDIMIENTOS INTERNOS RELATIVOS A LAS QUEJAS

Un empleado que tenga una queja sobre cualquier problema relacionado con el trabajo tiene derecho a plantear sus inquietudes a la dirección de Continuity. Negociación informal. Las cuestiones de carácter grave siempre deben tratarse formalmente; sin embargo, cuando se acuerde por ambas partes, las quejas menos graves deben tratarse de manera informal. Debe ser una discusión informal entre la parte agraviada y un directivo apropiado. Si resulta evidente que el asunto no puede resolverse satisfactoriamente, o que el caso es más grave de lo que se evaluó inicialmente, se debe adoptar el proceso formal. Si ambas partes están de acuerdo en que la queja se ha resuelto satisfactoriamente, no es necesario realizar ninguna otra acción, pero el directivo debe tomar una nota informal para registrar el evento, su naturaleza y el resultado. Proceso formal. El proceso formal puede implicar hasta cuatro procedimientos:

Presentación de quejas. La parte agraviada debe proporcionar a un directivo de Continuity apropiado (es decir, un supervisor directo, supervisor principal, Recursos Humanos del sitio, PM, RPM, SPM, DO, RR. HH. de la sede central o un ejecutivo) una presentación por escrito, que ofrezca detalles de la queja; dicha presentación debe incluir:

La naturaleza de la queja
Dónde ha ocurrido el incidente o incidentes
Quien ha estado implicado
Cuándo ha sucedido o sucede el incidente o incidentes
Cualquier medida que haya tomado hasta el momento cualquiera de las partes interesadas.

Exposición de la queja. La dirección de Continuity organizará una reunión lo más rápido posible para tratar la queja. Al prepararse para dicha reunión, los directivos deben considerar lo siguiente: tener un encargado del registro imparcial, estar al corriente de todos los hechos del caso, cómo se pudieron haber resuelto quejas similares en el pasado, si se podría necesitar un intérprete. La parte agraviada tiene derecho a estar acompañada por un compañero, a quien se le puede permitir dirigirse a la reunión en nombre del empleado, resumir el caso del empleado, responder a las opiniones expresadas en la reunión y conversar con el empleado. Una vez finalizada la reunión, el directivo de Continuity dedicará un tiempo para considerar el caso.

Proceso de decisión de gestión. Para tomar la decisión sobre el resultado y el puesto de Continuity, el directivo debe consultar al director de Recursos Humanos, al director de temas legales y contratos u otros directivos sénior dentro de la empresa, y se le recomienda que lo haga. Independientemente de la decisión, debe presentarse por escrito dentro de las 24 horas posteriores a la reunión. Una vez presentada, el directivo debe informar a la parte agraviada por escrito del resultado. Este último tiene derecho a apelar si no está satisfecho.

Apelación de quejas. Si la parte agraviada no está satisfecha con el resultado de la decisión, puede apelar, pero la apelación debe presentarse en un plazo de cinco días explicando los motivos por escrito a la dirección de Continuity. Se debe concertar una reunión de apelación en un plazo de cinco días y estará a cargo del directivo superior de nivel superior. La reunión seguirá el formato descrito en el punto 7b anterior y la parte agraviada podrá estar acompañada.

Mantenimiento de registros de quejas. Se deben realizar conservar los registros de lo siguiente durante siete (7) años:

Naturaleza y detalles de la queja
Qué se decidió y qué medidas se tomaron.
Las razones de estas medidas.
Si se apeló y su resultado.
Cualquier otro desarrollo posterior.

PROCESO DE QUEJAS EXTERNAS

La política establecida en el párrafo 4 se aplica a una persona que no es un empleado que quiere presentar una queja contra la empresa. Los procedimientos que se muestran en la Figura 1 y que se describen en los párrafos 6 y 7 son muy similares, pero es probable que la queja se trate a nivel corporativo en primera instancia. En resumen:

Enfoque informal. Continuity prefiere resolver los problemas de quejas de manera informal siempre que sea posible, pero solo cuando sea de mutuo acuerdo.
Enfoque formal. El enfoque formal requiere que la parte agraviada envíe los detalles de su queja por escrito (según 7a) al director de Continuity de Recursos Humanos o COO a 7389 Lee Highway, Suite 207 Falls Church, VA 22042 o por correo electrónico a hr@continuitygs.com.
Teléfono de oficina 703-527-8088. Se preparará todo para una reunión: la composición de los asistentes se acordará caso por caso. Continuity informará a la parte agraviada de su decisión por escrito dentro de las 24 horas posteriores a la finalización de la reunión. La parte agraviada tiene derecho a apelar en un plazo de cinco días y este proceso debe iniciarse con una presentación por escrito que explique los motivos de dicha apelación. Se convocará una reunión adicional, pero la dirigirá una persona diferente y las conclusiones se expondrán dentro de las 24 horas posteriores a su finalización.

RESUMEN

Las quejas deben tratarse con sensibilidad y respeto, pero sin demoras indebidas. Los procedimientos son relativamente sencillos y se enfatiza la importancia de llevar registros. Se debe buscar el asesoramiento de la alta dirección (en particular, el director de Recursos Humanos y el director de asuntos legales y contratos) desde el principio. La intención general es el trato justo de todas las personas dentro y fuera de Continuity.

Mediación

Como alternativa para quienes deseen resolver disputas entre ellos sin recurrir a los procedimientos formales de reclamación, Continuity pondrá a disposición, si todas las partes están de acuerdo, un mediador externo capacitado para ayudar a esas partes a encontrar una solución amistosa e informal. Si la mediación no resuelve el problema, las partes afectadas aún pueden utilizar los procedimientos de esta política.

Conclusión

Continuity ha desarrollado esta política en un esfuerzo por asegurar que todos sus empleados y personal asociado puedan trabajar en un ambiente libre de maltrato. Continuity se compromete a eliminar cualquier maltrato en el lugar de trabajo.